8 Stratégies pour des réunions d'affaires plus efficaces

Chaque jour, des milliers de réunions de travail ont lieu dans des entreprises et des organisations du monde entier. Les réunions sont une partie essentielle des opérations quotidiennes des entreprises et c'est là que se déroulent bon nombre des décisions et des discussions les plus importantes. Mais les réunions sont aussi l'un des aspects de la vie professionnelle les plus critiqués, et ce, pour diverses raisons. 

D'après un article récent dans le Harvard Business ReviewCes plaintes sont étayées par des recherches qui montrent que la durée et la fréquence des réunions ont augmenté au cours des 50 dernières années, au point où les cadres y passent en moyenne près de 23 heures par semaine, contre moins de 10 heures dans les années 1960. "Et ça n'inclut même pas tous les rassemblements impromptus qui n'arrivent pas à l'horaire."

Cela soulève de nombreuses questions sur la façon dont nous devrions et ne devrions pas tenir des réunions. En fin de compte, il n'y a pas de faille inhérente au concept d'une réunion. Au contraire, les réunions échouent parce qu'elles sont mal planifiées et mal exécutées (ou les deux). Cela fait perdre un temps précieux, de l'énergie et, en fin de compte, de l'argent. 

Ce n'est pas forcément le cas pour vos réunions ! Voici 8 conseils de gestion de réunions pour vous aider à faire face à ces frustrations et à mener des réunions de travail plus productives et plus efficaces.

1. Préparer, préparer, préparer

Le premier conseil de gestion de réunion est de préparer minutieusement. L'échec de la préparation d'une réunion est peut-être la principale raison pour laquelle les réunions d'affaires échouent. Alors, avant d'appuyer sur la touche, envoyez l'invitation à la prochaine réunion - arrêtez-vous et réfléchissez à quelques questions critiques :

  • Premièrement, savez-vous pourquoi vous vous rencontrez ? Exprimez-le en une seule phrase si vous le pouvez.
  • Deuxièmement, quelles sont les décisions ou les actions que vous voulez obtenir de votre réunion. Notez-les aussi.
  • Troisièmement, une réunion est-elle vraiment nécessaire ? Ou un courriel, un appel téléphonique ou une autre forme de communication pourrait-il permettre d'atteindre le même objectif plus efficacement ?

2. TOUJOURS avoir un ordre du jour

Une fois que vous avez défini votre objectif et déterminé que vous devez effectivement vous réunir, écrivez votre objectif et vos résultats dans un ordre du jour simple qui peut être partagé avec tous les participants sur l'invitation à la réunion. Il est important d'envoyer l'ordre du jour à l'avance, car il aide les participants à bien se préparer pour votre réunion. Il est également inestimable pour garder votre réunion concentrée et sur la bonne voie.

Conseil : Faites attention à ne pas être trop vague. Les points à l'ordre du jour comme "discuter du projet" ou "présenter des diapositives" ne sont pas utiles. Soyez précis comme il se doit !

3. Invitez les bonnes personnes

Il peut être tentant d'inclure n'importe qui et n'importe qui sur les invitations à vos réunions (et c'est parfois nécessaire), mais cela peut être une perte massive de temps et d'énergie pour les autres. Si vous n'êtes pas certain si quelqu'un devrait assister à votre réunion, songez à l'appeler rapidement ou à lui envoyer un courriel ou un clavardage pour lui demander s'il aimerait être inclus. Une autre option consiste à utiliser la fonction Participants facultatifs sur certaines applications de calendrier.

4. Soyez courtois lorsque vous planifiez des réunions.

Soyez très prudent lorsque vous planifiez vos réunions. Dans de nombreuses entreprises, certains moments de la journée sont considérés comme tabous pour la planification des réunions. Généralement, il s'agit de la première demi-heure de la journée, à l'heure du déjeuner ou à la toute dernière heure de la journée. Planifier des réunions pendant ces périodes risque de faire perdre du temps si un ou plusieurs participants sont en retard ou doivent partir plus tôt. Cependant, chaque organisation est différente, alors planifiez vos réunions en fonction de l'ADN de votre organisation.

5. Début à l'heure, fin à l'heure (ou tôt)

Il est tout à fait acceptable de laisser les gens se mêler et parler un moment ou deux au début d'une réunion, mais il est également important de s'assurer que vous commencez et terminez vos réunions le plus près possible de l'heure.

Pour aider à garder les choses sur la bonne voie, cherchez des moyens stratégiques de rassembler les participants et de commencer à l'heure. Par exemple, pensez à vous lever et à fermer la porte de la salle de réunion une fois que tous les participants sont dans la salle. Vous pouvez aussi demander à la personne la plus proche de la porte de la fermer. L'une ou l'autre approche indiquera subtilement aux participants que la réunion est sur le point de commencer.

Ou si l'heure de la fin de votre réunion approche, interposez-vous avec tact dans la discussion et informez les participants que le temps est écoulé. Par exemple, vous pourriez dire : " Cette discussion a été excellente, et je ne veux pas l'abréger, mais nous manquons de temps. Devrions-nous prévoir une réunion de suivi pour poursuivre cette discussion ?"

Il est également important d'encourager les participants à participer activement à la réunion pour s'assurer que vous utilisez le temps de chacun le plus efficacement possible. Vous pouvez même envisager décourager les participants d'utiliser leur téléphone pendant la réunion pour éviter les distractions inutiles.

Conseil professionnel : C'est normal d'avoir des réunions courtes ! Si vous avez déjà atteint l'objectif que vous vous étiez fixé pour la réunion, dites simplement aux participants que vous avez atteint l'objectif de la réunion plus tôt que prévu et que vous allez mettre fin à la réunion plus tôt que prévu afin de donner à chacun un peu de temps pour retourner à son travail quotidien. Vos collègues apprécieront cela !

6. Prendre des notes

Il est important de prendre des notes et de saisir tous les éléments à retenir de votre réunion, qu'il s'agisse de points de discussion, de points d'action, de décisions clés ou de questions ouvertes. Parfois, ça vaut même le coup.yping vos notes de réunion à l'écran pour que tout le monde le voie. En plus de garder la conversation centrée, cela présente l'avantage supplémentaire d'assurer une compréhension collective et une clarté quant aux résultats de la réunion.

7. Diriger la discussion

Parfois, surtout dans les réunions de remue-méninges, il peut être facile pour la discussion de s'éloigner du sujet. Parfois, ces digressions peuvent être précieuses, mais le plus souvent, elles ne sont pas immédiatement réalisables ou utiles. Dans des moments comme celui-ci, il est important d'orienter avec tact la conversation vers le sujet approprié de l'ordre du jour.

Chaque fois qu'il y a un point dans votre réunion où la conversation s'éloigne, pensez à vous interposer avec tact dans la conversation et à utiliser une de ces stratégies pour recentrer la réunion :

  • Capturez l'élément dans vos notes en tant qu'élément de discussion futur pour un autre moment.
  • Suggérer de prévoir une réunion séparée pour explorer l'idée.
  • Indiquez respectueusement que la conversation s'éloigne du sujet et que vous aimeriez l'inscrire à l'ordre du jour.

8. Suivi avec un message

En supposant que vous ayez pris de bonnes notes tout au long de la réunion, cette étape sera un jeu d'enfant. Envoyez simplement vos notes à tous les participants à la fin des réunions. S'il existe des postes de suivi particuliers, ajoutez-les à votre liste de tâches ou à votre gestionnaire de tâches pour en assurer le suivi. S'il y a des réunions de suivi à planifier, allez-y et planifiez-les immédiatement pour vous assurer de ne pas vous heurter à de futurs conflits d'horaire.

Conclusion

Conduire des réunions efficacement est à la fois un art et une science, et il est important d'évaluer régulièrement la performance de votre réunion. À la fin de chaque journée, posez-vous des questions sur vos réunions :

  • Vos réunions ont-elles atteint leurs objectifs ?
  • Qu'est-ce qui s'est bien passé dans vos réunions ?
  • Que pourrait-on améliorer ?

En perfectionnant régulièrement vos compétences en gestion de réunions, vous maximiserez vos réunions et gagnerez le respect de vos collègues de travail qui savent que vous êtes une personne qui fait avancer les choses et qui respecte leur temps.

Que vous soyez l'hôte d'une réunion sur place, que vous vous synchronisiez avec votre équipe à distance ou que vous combiniez les deux - la bonne solution. peut vous aider à rassembler vos équipes et de tenir des réunions plus efficaces. Apprenez-en davantage dès aujourd'hui sur la façon dont Clear Touch Interactive panneaux tactiles peut transformer l'efficacité de vos réunions.