8 Estrategias para lograr reuniones de negocios más eficaces

Cada día se celebran miles de reuniones de trabajo en empresas y organizaciones de todo el mundo. Las reuniones son una parte esencial de las operaciones diarias de las empresas y son el lugar donde se toman muchas de las decisiones y discusiones comerciales más importantes. Pero las reuniones son también uno de los aspectos más quejumbrosos de la vida laboral por una variedad de razones. 

Según un artículo reciente en el Harvard Business ReviewEstas quejas están respaldadas por investigaciones que demuestran que la duración y la frecuencia de las reuniones han aumentado en los últimos 50 años, hasta el punto de que los ejecutivos pasan una media de casi 23 horas a la semana en ellas, en comparación con las menos de 10 horas de los años sesenta". Y continúa, "Y eso ni siquiera incluye todas las reuniones improvisadas que no están en el programa".

Esto plantea muchas preguntas sobre cómo debemos y cómo no debemos llevar a cabo las reuniones. En última instancia, no hay un defecto inherente en el concepto de una reunión. Más bien, las reuniones fracasan porque están mal planificadas y mal ejecutadas (o ambas cosas). Esto desperdicia tiempo, energía y, en última instancia, dinero. 

Esto no tiene por qué ser así en sus reuniones! Aquí hay 8 consejos de gestión de reuniones para ayudarle a abordar estas frustraciones y llevar a cabo reuniones de trabajo que sean más productivas y efectivas.

1. Preparar, preparar, preparar

El primer consejo de gestión de la reunión es prepararse a fondo. Fallar en la preparación de una reunión es quizás la mayor razón por la que las reuniones de negocios fracasan. Por lo tanto, antes de llegar a la siguiente reunión, deténgase y piense en algunas preguntas críticas:

  • En primer lugar, ¿sabe por qué se reúnen? Exprese esto en una sola oración si puede.
  • En segundo lugar, ¿cuáles son las decisiones o acciones que desea que resulten de su reunión? Anota esto también.
  • En tercer lugar, ¿es necesaria una reunión? ¿O podría un correo electrónico, una llamada telefónica o alguna otra forma de comunicación lograr el mismo propósito de manera más eficiente?

2. SIEMPRE tenga una agenda

Una vez que haya definido su propósito y determinado que realmente necesita reunirse, escriba su propósito y resultados en una agenda sencilla que pueda ser compartida con todos los participantes en la invitación a la reunión. Es importante enviar la agenda con anticipación, ya que ayuda a los participantes a prepararse adecuadamente para la reunión. También es invaluable para mantener su reunión enfocada y en el camino correcto.

Consejo: Tenga cuidado de no ser demasiado vago. Los puntos del orden del día como "discutir el proyecto" o "presentar diapositivas" no son útiles. Sea apropiadamente específico!

3. Invite a las personas adecuadas

Puede ser tentador incluir a cualquiera y a todos en las invitaciones a las reuniones (y a veces esto es necesario), pero hacerlo puede suponer un gran gasto de tiempo y energía para los demás. Si no está seguro de si alguien debería asistir a su reunión, considere llamarle rápidamente o enviarle un correo electrónico o un chat para preguntarle si le gustaría que lo incluyeran. Otra opción es utilizar la función de participantes opcionales en algunas aplicaciones de calendario.

4. Sea cortés al programar las reuniones

Tenga mucho cuidado al programar sus reuniones. En muchas empresas, hay ciertos momentos del día que se consideran tabú para programar las reuniones. Generalmente son la primera media hora del día, a la hora del almuerzo o en la última hora del día. Si uno o varios participantes llegan tarde o se tienen que ir temprano, se corre el riesgo de perder el tiempo programando las reuniones en estos momentos. Sin embargo, cada organización es diferente, así que programe sus reuniones de acuerdo con el ADN de su organización en particular.

5. Comenzar a tiempo, terminar a tiempo (o temprano)

Es absolutamente aceptable dejar que la gente se mezcle y hable por un momento o dos al comienzo de una reunión, pero también es importante asegurarse de que usted comience y termine sus reuniones lo más cerca posible de la hora prevista.

Para ayudar a mantener las cosas en orden, busque maneras estratégicas de acorralar a los participantes y comenzar a tiempo. Por ejemplo, considere ponerse de pie y cerrar la puerta de la sala de reuniones una vez que todos los participantes estén en la sala. También puede pedirle a la persona más cercana a la puerta que la cierre. Cualquiera de los dos enfoques indicará sutilmente a los participantes que la reunión está a punto de comenzar.

O si se acerca la hora de finalización de la reunión, interpóngase con tacto en la discusión y notifique a los participantes que el tiempo se está agotando. Por ejemplo, usted podría decir: "Esta ha sido una gran discusión, y no quiero acortarla, pero estamos agotando nuestro tiempo. ¿Deberíamos programar una reunión de seguimiento para continuar esta discusión?"

También es importante animar a los participantes a participar activamente en la reunión para asegurarse de que está utilizando el tiempo de todos de la manera más eficiente. Usted puede incluso considerar disuadir a los participantes de usar sus teléfonos durante la reunión para evitar distracciones innecesarias.

Consejo: ¡Está bien tener reuniones cortas! Si ya ha cumplido su propósito para la reunión, simplemente comparta con los participantes que ha logrado la meta de la reunión antes de lo esperado y que va a terminar la reunión temprano para darles a todos un poco de tiempo para regresar a su día de trabajo. Sus compañeros de trabajo apreciarán esto!

6. Tome notas

Es importante tomar notas y capturar todas y cada una de las conclusiones de la reunión, ya sean puntos de discusión, puntos de acción, decisiones clave o preguntas abiertas. A veces incluso vale la penaCómo copiar las notas de la reunión en la pantalla para que todos lo vean. Además de mantener la conversación enfocada, esto tiene el beneficio adicional de asegurar la comprensión colectiva y la claridad con respecto a los resultados de la reunión.

7. Dirigir el debate

A veces -especialmente en las reuniones de lluvia de ideas- puede ser fácil que la discusión se aleje del tema. A veces, estas digresiones pueden ser valiosas, pero con mayor frecuencia no son inmediatamente viables o útiles. En momentos como éste, es importante guiar la conversación con tacto hacia el tema apropiado de la agenda.

Siempre que haya un punto en la reunión en el que la conversación se esté desviando mucho, considere interponerse con tacto en la conversación y usar una de estas estrategias para reenfocar la reunión:

  • Capturar el tema en sus notas como un tema de discusión futuro para un momento diferente.
  • Sugiera programar una reunión por separado para explorar la idea
  • Respetuosamente diga que la conversación se está saliendo del tema y que le gustaría que volviera a la agenda.

8. Seguimiento con un mensaje

Suponiendo que haya tomado buenas notas durante la reunión, este paso será muy sencillo. Simplemente envíe sus notas a todos los participantes al final de las reuniones. Si hay elementos de seguimiento en particular, agréguelos a su lista de tareas pendientes o al administrador de tareas para mantener un seguimiento de los mismos. Si hay que programar reuniones de seguimiento, hágalo inmediatamente para asegurarse de que no se encuentre con conflictos de programación en el futuro.

Conclusión

Llevar a cabo reuniones de manera efectiva es tanto un arte como una ciencia, y es importante revisar el desempeño de sus reuniones regularmente. Al final de cada día, hágase preguntas sobre sus reuniones:

  • ¿Sus reuniones lograron sus objetivos?
  • ¿Qué fue bien en sus reuniones?
  • ¿Qué se podría mejorar?

Al perfeccionar regularmente sus habilidades de gestión de reuniones, maximizará sus reuniones y ganará respeto con sus compañeros de trabajo que saben que usted es una persona que hace las cosas y respeta su tiempo.

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