8 Strategien für effektivere Geschäftsbesprechungen

Jeden Tag finden Tausende von Arbeitstreffen in Unternehmen und Organisationen auf der ganzen Welt statt. Meetings sind ein wesentlicher Bestandteil des täglichen Geschäftsablaufs für Unternehmen und sind der Ort, an dem viele der wichtigsten Geschäftsentscheidungen und Diskussionen stattfinden. Aber auch Meetings sind aus verschiedenen Gründen einer der am häufigsten beanstandeten Aspekte des Arbeitslebens. 

Nach einem aktueller Artikel in der Harvard Business Review"Solche Beschwerden werden durch Untersuchungen gestützt, die zeigen, dass die Dauer und Häufigkeit von Meetings in den letzten 50 Jahren zugenommen hat, so dass Führungskräfte durchschnittlich fast 23 Stunden pro Woche in ihnen verbringen, gegenüber weniger als 10 Stunden in den 1960er Jahren". Es fährt fort: "Und das beinhaltet nicht einmal all die spontanen Treffen, die es nicht auf den Zeitplan schaffen."

Dies wirft viele Fragen auf, wie wir Meetings durchführen sollten und was nicht. Es gibt letztlich keinen inhärenten Fehler im Konzept einer Besprechung. Vielmehr scheitern Meetings, weil sie schlecht geplant und schlecht ausgeführt werden (oder beides). Dies verschwendet wertvolle Zeit, Energie und - letztendlich - Geld. 

Dies muss bei Ihren Meetings nicht der Fall sein! Hier sind 8 Tipps für das Meeting-Management, die Ihnen helfen, diese Frustrationen anzugehen und Arbeitstreffen durchzuführen, die produktiver und effektiver sind.

1. Vorbereiten, vorbereiten, vorbereiten, vorbereiten

Der erste Tipp für das Meeting-Management lautet wie folgt gründlich vorbereiten. Das Versäumnis, sich auf ein Meeting vorzubereiten, ist vielleicht der größte Einzelgrund, warum Geschäftstreffen scheitern. Also, bevor Sie auf Senden klicken, laden Sie das nächste Meeting ein und denken Sie ein paar kritische Fragen durch:

  • Erstens, wissen Sie, warum Sie sich treffen? Drücke dies in einem einzigen Satz aus, wenn du kannst.
  • Zweitens, was sind die Entscheidungen oder Aktionen, die Sie aus Ihrem Meeting resultieren lassen möchten. Schreibe auch diese auf.
  • Drittens, ist ein Treffen überhaupt notwendig? Oder könnte eine E-Mail, ein Telefonanruf oder eine andere Form der Kommunikation den gleichen Zweck effizienter erfüllen?

2. Haben Sie IMMER eine Agenda.

Sobald Sie Ihren Zweck definiert haben und feststellen, dass Sie sich tatsächlich treffen müssen, schreiben Sie Ihren Zweck und Ihre Ergebnisse in eine einfache Meeting-Agenda, die mit allen Teilnehmern auf der Meeting-Einladung geteilt werden kann. Die frühzeitige Versendung der Agenda ist wichtig, da sie den Teilnehmern hilft, sich angemessen auf Ihr Meeting vorzubereiten. Es ist auch von unschätzbarem Wert, um Ihre Besprechung fokussiert und auf Kurs zu halten.

Profi-Tipp: Achten Sie darauf, nicht zu vage zu sein. Tagesordnungspunkte wie "Projekt diskutieren" oder "Folien präsentieren" sind nicht hilfreich. Seien Sie entsprechend spezifisch!

3. Laden Sie die richtigen Personen ein

Es kann verlockend sein, jeden und jeden in Ihre Meeting-Einladungen aufzunehmen (und manchmal ist dies notwendig), aber dies kann eine massive Belastung für die Zeit und Energie anderer sein. Wenn Sie sich nicht sicher sind, ob jemand an Ihrem Meeting teilnehmen soll, sollten Sie einen kurzen Anruf tätigen oder eine E-Mail oder einen Chat senden, in dem Sie ihn fragen, ob er aufgenommen werden möchte. Eine weitere Möglichkeit ist die Verwendung der optionalen Teilnehmerfunktion in einigen Kalenderanwendungen.

4. Seien Sie höflich, wenn Sie Besprechungen planen.

Seien Sie sehr vorsichtig, wenn Sie Ihre Meetings planen. In vielen Unternehmen gibt es bestimmte Tageszeiten, die bei der Terminplanung als tabu gelten. Im Allgemeinen sind dies die erste halbe Stunde des Tages, zur Mittagszeit oder in der letzten Stunde des Tages. Die Planung von Meetings während dieser Zeiträume birgt die Gefahr, Zeit zu verschwenden, wenn ein oder mehrere Teilnehmer zu spät kommen oder vorzeitig abreisen müssen. Allerdings ist jedes Unternehmen anders, also planen Sie Ihre Meetings entsprechend der DNA Ihres Unternehmens.

5. Start pünktlich, Ende pünktlich (oder früh)

Es ist absolut akzeptabel, die Leute zu Beginn eines Meetings für ein oder zwei Minuten unter sich mischen und sprechen zu lassen, aber es ist auch wichtig, sicherzustellen, dass Sie Ihre Meetings so pünktlich wie möglich beginnen und beenden.

Um die Dinge auf Kurs zu halten, suchen Sie nach strategischen Wegen, um die Teilnehmer einzubinden und pünktlich zu starten. Erwägen Sie beispielsweise, aufzustehen und die Tür des Besprechungsraums zu schließen, sobald alle Teilnehmer im Raum sind. Du könntest auch die Person, die der Tür am nächsten ist, bitten, sie zu schließen. Beide Ansätze weisen die Teilnehmer subtil darauf hin, dass das Meeting gleich beginnt.

Oder wenn die Endzeit Ihres Meetings näher rückt, begeben Sie sich taktvoll in die Diskussion und informieren Sie die Teilnehmer, dass die Zeit abläuft. Zum Beispiel könnte man sagen: "Das war eine tolle Diskussion, und ich will sie nicht verkürzen, aber wir haben unsere Zeit knapp bemessen. Sollten wir ein Folgetreffen anberaumen, um diese Diskussion fortzusetzen?"

Es ist auch wichtig, die Teilnehmer zu ermutigen, aktiv an der Besprechung teilzunehmen, um sicherzustellen, dass Sie die Zeit aller Beteiligten so effizient wie möglich nutzen. Du kannst sogar in Betracht ziehen die Teilnehmer davon abzuhalten, ihr Telefon zu benutzen. während des Meetings, um unnötige Ablenkungen zu vermeiden.

Profi-Tipp: Es ist ok, kurze Meetings zu haben! Wenn Sie Ihren Zweck für das Meeting bereits erfüllt haben, teilen Sie den Teilnehmern einfach mit, dass Sie das Ziel des Meetings früher als erwartet erreicht haben und dass Sie das Meeting vorzeitig beenden werden, um jedem ein wenig Zeit für seinen Arbeitstag zu geben. Ihre Mitarbeiter werden das zu schätzen wissen!

6. Notizen machen

Es ist wichtig, sich Notizen zu machen und alle wichtigen Ereignisse aus Ihrem Meeting festzuhalten, unabhängig davon, ob es sich um Diskussionspunkte, Aktionspunkte, wichtige Entscheidungen oder offene Fragen handelt. Manchmal ist es sogar wert.yping Ihrer Meeting Notizen auf dem Bildschirm für alle sichtbar. Neben der Fokussierung des Gesprächs hat dies den zusätzlichen Vorteil, dass das kollektive Verständnis und die Klarheit über die Ergebnisse der Besprechung gewährleistet sind.

7. Leiten Sie die Diskussion

Manchmal - besonders bei Brainstorming-Meetings - kann es für die Diskussion leicht sein, vom Thema abzuweichen. Manchmal können diese Exkurse wertvoll sein, aber oft sind sie nicht sofort machbar oder hilfreich. In Zeiten wie diesen ist es wichtig, das Gespräch taktvoll auf das entsprechende Agenda-Thema zurückzuführen.

Wann immer es einen Punkt in Ihrem Meeting gibt, an dem das Gespräch von weit her abweicht, sollten Sie sich taktvoll in das Gespräch einmischen und eine dieser Strategien nutzen, um das Meeting neu auszurichten:

  • Erfassen Sie das Element in Ihren Notizen als zukünftiges Diskussionsthema für einen anderen Zeitpunkt.
  • Vorschlag zur Planung eines separaten Meetings, um die Idee zu erforschen.
  • Erklären Sie respektvoll, dass das Gespräch nicht zum Thema passt und dass Sie es zurück zur Tagesordnung führen möchten.

8. Nachbereitung mit einer Meldung

Angenommen, Sie haben während des gesamten Meetings gute Notizen gemacht, wird dieser Schritt ein Kinderspiel sein. Senden Sie einfach am Ende der Meetings Ihre Notizen an alle Teilnehmer. Wenn es bestimmte Folgeelemente gibt, fügen Sie diese zu Ihrer Aufgabenliste oder Ihrem Aufgabenmanager hinzu, um sie im Auge zu behalten. Wenn Folgebesprechungen geplant werden müssen, planen Sie diese sofort, um sicherzustellen, dass Sie nicht in zukünftige Terminkonflikte geraten.

Fazit

Die effektive Durchführung von Meetings ist sowohl eine Kunst als auch eine Wissenschaft, und es ist wichtig, die Leistung Ihrer Meetings regelmäßig zu überprüfen. Stellen Sie sich am Ende eines jeden Tages Fragen zu Ihren Meetings:

  • Haben Ihre Meetings ihre Ziele erreicht?
  • Was lief bei Ihren Meetings gut?
  • Was könnte verbessert werden?

Indem Sie Ihre Fähigkeiten im Bereich Meeting-Management regelmäßig verbessern, maximieren Sie Ihre Meetings und bauen Respekt mit Ihren Mitarbeitern auf, die wissen, dass Sie eine Person sind, die Dinge erledigt und ihre Zeit respektiert.

Ganz gleich, ob Sie ein Meeting vor Ort veranstalten, sich mit Ihrem Remote-Team synchronisieren oder eine Mischung aus beidem - die richtige Lösung. Technologie kann helfen, Ihre Teams zusammenzubringen. und effektivere Meetings durchführen. Erfahren Sie noch heute mehr darüber, wie Sie Clear Touch Interactive Touchscreen-Panels kann die Effizienz Ihrer Meetings verbessern.